Praxistipp: SEPA – Umsetzung in MediFox ambulant LIVE

By on 9. Oktober 2013 in MediFox ambulant with 0 Kommentare

Hans-Dietrich Genscher hat vor einigen Jahren bereits treffend formuliert: “Europa ist unsere Zukunft. Sonst haben wir keine.” Und so gibt es immer mehr Dinge, die in der europäischen Gemeinschaft vereinheitlicht und vereinfacht werden.

Meine Kollegin Christiane Hillebrand hatte vor einigen Tagen bereits die wichtigsten Punkte zum Thema SEPA für Sie hier im MediFox Blog erläutert. Wer noch mehr wissen möchte, kann das z.B. unter www.sepadeutschland.de nachlesen.

Doch was sollten Sie, als MediFox-Kunde, nun tun, um auch nach dem 01. Februar 2014 zuverlässig, sicher und bequem Ihr Geld von Ihren Kostenträgern zu bekommen?

Genau das möchte ich Ihnen heute in diesem Artikel erklären. Alle Erläuterungen nehmen Bezug auf MediFox ambulant LIVE (Versionen 7.9.8.1 und folgende sowie 8.2.0 und folgende).

Wir gehen bei der Umsetzung in drei einfachen Schritten vor.

Schritt 1: IBAN und BIC des Leistungserbringers

Damit alle Kostenträger Ihre Rechnungen begleichen können, müssen diese Ihre IBAN und Ihre BIC, also Ihre “neue” Kontonummer und Ihre “neue” Bankleitzahl, kennen.

Das ist im Handumdrehen erledigt. Klicken Sie bitte in Ihrem MediFox ambulant LIVE auf Einstellungen / Mandantendaten / Allgemein. Die meisten der Eingabefelder zur Bankverbindung kennen Sie bereits. Neu hinzugekommen sind die Felder “IBAN” und “BIC”. In diesen Feldern hinterlegen Sie bitte Ihre IBAN und Ihre BIC. Diese Daten finden Sie z.B. auf Ihrem Kontoauszug. Wenn Ihnen die Daten nicht vorliegen, können Sie diese ganz leicht über das Lupensymbol ermitteln.

1Mandantendaten_1

Anschließend klicken Sie in den Mandantendaten auf die Registerkarte “Abrechnung”. Hier haben wir für Sie die Möglichkeit geschaffen, schon heute die SEPA-Ausdrucke zu Rechnungen, Gutschriften/Storno, Rechnungskorrekturen usw. zu nutzen.

2Mandantendaten SEPA Ausdruck_2

Ihre Ausdrucke erscheinen nun nicht mehr mit der Angabe der Kontonummer und Bankleitzahl, sondern verwenden anstatt dessen IBAN/BIC. Wir empfehlen vor dem ersten Rechnungsversand unter Nennung von IBAN/BIC das Drucklayout einmal zu prüfen.

Rechnungen_Kombi

Rechnung „alt“ (links), Rechnung „neu“ (rechts)

Sollten Sie in Ihrer Einrichtung individuelle Drucklayouts verwenden, steht Ihnen der MediFox Kundenservice für die Anpassung Ihrer Layouts an den SEPA-Standard gerne zur Verfügung.

Schritt 2: IBAN und BIC der Kostenträger

Im Bereich der Kostenträgerstammdaten – Sie als echte MediFox-Profis erreichen diese Maske über die Taste F8 – stehen Ihnen auf der Registerkarte “Einstellungen 1” ebenfalls die Felder “IBAN” und “BIC” zur Verfügung. Selbstverständlich haben Sie hier die Möglichkeit, die aus den Mandantendaten bereits bekannte komfortable Suchfunktion zu verwenden, die bei vorhandener Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN und BIC automatisch berechnet. Klicken Sie dazu einfach auf das Lupensymbol.

4Kostenträger_4

Sie werden denken: “Und das soll ich jetzt für alle meine Kostenträger machen? Da dauert die Datenpflege bereits über eine Stunde!”

Nein, das sollen Sie nicht. Viel komfortabler und schneller gelingt das mit Hilfe des SEPA-Umstellungsassistenten. Unter dem Menüpunkt “Einstellungen / Datenaustausch” klicken Sie einfach auf den “SEPA-Umstellungsassistenten”.

5SEPA Assistent_5

Der SEPA-Umstellungsassistent nimmt Ihnen – wie der Name schon andeutet – die Umstellung der Bankverbindungen für alle Ihre Kostenträger ab. Mit einem Klick werden alle hinterlegten Bankverbindungen geprüft und in IBAN und BIC umgerechnet. Im Anschluss erhalten Sie die Übersicht der erfolgreich ergänzten sowie der möglicherweise unvollständigen Bankverbindungen in einer Protokoll-Übersicht.

Assistent_Kombi

SEPA-Protokolle

Vielleicht haben auch Sie bereits bei einigen Ihrer Kostenträger, z.B. den Privatzahlern, einen Lastschrifteinzug vereinbart oder möchten diesen vereinbaren. Die rechtliche Legitimation nennt sich SEPA-Lastschriftmandat. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Vordrucke und Beispiele erhalten Sie bei Ihrer Bank oder Sie nutzen die Muster der Deutschen Kreditwirtschaft.

Jedes Mandat erhält vom Zahlungsempfänger, also Ihrer Einrichtung, ein eindeutiges und maximal 35 Stellen langes alphanummerisches Kennzeichen, die sog. Mandatsreferenznummer.

Selbstverständlich können Sie auch dieses Kennzeichen in Ihrem MediFox ambulant LIVE verwalten.

Experten-Tipp: Viele von Ihnen kennen und nutzen bereits die Medienverwaltung in MediFox ambulant LIVE. Scannen Sie doch einfach die erteilten Lastschriftmandate ein und fügen diese den Medien des Kostenträgers hinzu. So haben Sie alle relevanten Informationen schnell und jederzeit griffbereit.

6Kostenträger

Schritt 3: Anpassung Ihrer Finanzbuchhaltungsschnittstelle

Wenn Sie bereits eine MediFox-Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware einsetzen, ist es wahrscheinlich, dass Anpassungen an der Schnittstelle notwendig sind. Die Anpassungen an der DATEV-Schnittstelle sind bereits in unserem Entwicklungsteam in Arbeit und werden Ihnen spätestens zum 01. Februar 2014 zur Verfügung gestellt. Bei der Vielzahl der anderen Schnittstellen gab und gibt es für unsere Kunden auch viele individuelle Anpassungen und Sonderprogrammierungen. Wenn Sie eine dieser Schnittstellen einsetzen, haben Sie bereits in den vergangenen Tagen Post von MediFox erhalten, in der die weiteren Schritte beschrieben sind.

Das ist schon alles. Wie Sie sehen, können Sie die Umstellung mit wenigen Handgriffen erledigen. Und sollten Fragen dazu haben, zögern Sie nicht, unsere MitarbeiterInnen im Kundenservice anzusprechen.

PS: Selbstverständlich stehen Ihnen alle genannten Funktionen auch im MediFox stationär zur Verfügung. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung lesen Sie dann in der nächsten Woche hier im MediFox Blog.

In diesem Sinne:
bis bald,
Ihr Dennis Heinrich

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Über den Autor

Über den Autor: Dennis Heinrich ist seit 2004 Teil der MediFox-Familie und nach Tätigkeiten in Kundenservice und nahezu jeder anderen Abteilung im Unternehmen seit 2009 wieder im Kundenservice aktiv - als Leiter der 80 Mitarbeiter starken Abteilung. Leidenschaft, Lust am Gewinnen und der partnerschaftliche Umgang mit Kunden und Mitarbeitern zeichnen ihn aus. .

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